Informačná povinnosť spoločnosti vypracovaná v zmysle zákona o ochrane osobných údajov

Informačná povinnosť  vypracovaná v zmysle zákona o ochrane osobných údajov

Identifikačné údaje prevádzkovateľa

Zdenka Balážiková

IČO: 47 335 289

DIČ: 1084695414

Sídlo: Nižný Skálnik 47, 980 52 Nižný Skálnik

Zapísaná: v živnostenskom registri č. 650-16504 V Rimavskej Sobote

Kontakt: balazikova.zdenka@gmail.com

Tel.: 0903 451 592

 

(ďalej len „spoločnosť”) vystupuje pri spracúvaní osobných údajov svojich zamestnancov, klientov, zákazníkov alebo obchodných partnerov (ďalej len „dotknutá osoba“) ako prevádzkovateľ informačných systémov (ďalej len „IS“).

 

Právny základ spracúvania osobných údajov dotknutých osôb:

 

 

Pri spracúvaní osobných údajov prevádzkovateľ postupuje v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých predpisov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“). Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon o ochrane osobných údajov, osobitné právny predpisy a súhlas so spracúvaním osobných údajov, a to v závislosti od účelu spracúvania osobných údajov.

 

V prípade, ak účel spracúvania osobných údajov, okruh dotknutých osôb a zoznam osobných údajov ustanovuje priamo vykonateľný akt Európskej únie, medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, zákon o ochrane osobných údajov alebo osobitný zákon je prevádzkovateľ v zmysle zákona o ochrane osobných údajov oprávnená spracúvať osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby.

 

 

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby, ak účel spracúvania osobných údajov, okruh dotknutých osôb a zoznam osobných údajov alebo ich rozsah ustanovuje priamo vykonateľný právne záväzný akt Európskej únie, medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo tento zákon. Ak zoznam alebo rozsah osobných údajov nie je ustanovený, prevádzkovateľ môže spracúvať osobné údaje len v rozsahu a spôsobom, ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie ustanoveného účelu spracúvania pri dodržaní základných povinností podľa zákona o ochrane osobných údajov.

 

 

Prevádzkovateľ ďalej spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby, ak účel spracúvania osobných údajov, okruh dotknutých osôb a zoznam osobných údajov ustanovuje osobitný zákon a to len v rozsahu a spôsobom, ktorý ustanovuje osobitný zákon. Spracúvané osobné údaje možno z informačného systému poskytnúť, sprístupniť alebo zverejniť len vtedy, ak osobitný zákon ustanovuje účel poskytovania, sprístupňovania alebo zverejňovania, zoznam osobných údajov, ktoré možno poskytnúť, sprístupniť alebo zverejniť, ako aj tretie strany, ktorým sa osobné údaje poskytujú, prípadne okruh príjemcov, ktorým sa osobné údaje sprístupňujú, ak zákon o ochrane osobných údajov neustanovuje inak.

 

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby aj vtedy, ak:

 

a) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, v ktorej vystupuje dotknutá osoba ako jedna zo zmluvných strán, alebo v predzmluvných vzťahoch s dotknutou osobou alebo pri rokovaní o zmene zmluvy, ktoré sa uskutočňujú na žiadosť dotknutej osoby,

 

b) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na ochranu života, zdravia alebo majetku dotknutej osoby,

 

c) predmetom spracúvania sú výlučne titul, meno, priezvisko a adresa dotknutej osoby bez možnosti priradiť k nim ďalšie jej osobné údaje a ich využitie je určené výhradne pre potreby prevádzkovateľa v poštovom styku s dotknutou osobou a evidencie týchto údajov,

 

d) sa spracúvajú osobné údaje, ktoré už boli zverejnené v súlade so zákonom a prevádzkovateľ ich náležite označil ako zverejnené; ten, kto tvrdí, že spracúva zverejnené osobné údaje, na požiadanie preukáže úradu, že spracúvané osobné údaje boli už zákonne zverejnené,

 

e) 

spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na ochranu práv a právom chránených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany, pričom to neplatí, ak pri takomto spracúvaní osobných údajov prevažujú základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré podliehajú ochrane podľa tohto zákona.

 

Ak sa vzhľadom na účel spracúvania osobných údajov ustanovený v priamo vykonateľnom právne záväznom akte Európskej únie, medzinárodnej zmluve, ktorou je Slovenská republika viazaná, v zákone o ochrane osobných údajov a osobitnom zákone nedajú vopred konkrétne určiť jednotlivé osobné údaje, ktoré majú byť predmetom spracúvania, zoznam osobných údajov možno nahradiť rozsahom osobných údajov.

 

Prevádzkovateľ je povinný pri takomto spracúvaní osobných údajov postupovať podľa zákona o ochrane osobných údajov okrem tých prevádzkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje na účely súdneho konania a v súvislosti s ním.

 

V prípade, ak sa na spracúvanie osobných údajov neuplatňuje zákon o ochrane osobných údajov, jebprevádzkovateľ oprávnený spracúvať osobné údaje len so súhlasom dotknutej osoby.

 

Prevádzkovateľ získava súhlas dotknutej osoby bez nátlaku a vynucovania, ako aj bez podmieňovania hrozbou odmietnutia zmluvného vzťahu, poskytovaných služieb alebo povinností vyplývajúcich pre prevádzkovateľa z právne záväzných aktov Európskej únie, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná alebo zákona.

 

V prípade odmietnutia poskytnutia osobných údajov prevádzkovateľovi na účely potrebné pre poskytovanie služieb alebo napĺňanie zákonných povinností je prevádzkovateľ oprávnený upozorniť dotknutú osobu s možnými následkami neposkytnutia osobných údajov.

 

Dotknuté osoby súhlasia s tým aby prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov poveril takýmto spracúvaním sprostredkovateľa, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa. Po skončení účelu spracúvania osobných údajov spoločnosť tieto zákonne získané osobné údaje dotknutých osôb zlikviduje v lehote stanovenej platnými právnymi predpismi.

 

Účel spracúvania osobných údajov dotknutých osôb:

Prevádzkovateľ rešpektuje Vaše súkromie a poskytnuté osobné údaje považuje za dôverné.

 

Prevádzkovateľ potrebuje pre kvalitné poskytovanie svojich služieb poznať niektoré osobné údaje dotknutých osôb a potrebuje ich poskytovať ďalším príjemcom za účelom plnenia si zákonných povinností a zabezpečovanie služieb najvyššej kvality.

 

Prevádzkovateľ spracúva poskytnuté osobné údaje za viacerými účelmi.

 

Jednak ide o osobné údaje uchádzačov o zamestnanie a osobné údaje svojich zamestnancov na účely personálnej a mzdovej agendy, a s tým súvisiacich zákonných povinností vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov.

 

Prevádzkovateľ ďalej spracúva aj osobné údaje svojich klientov, zákazníkov a obchodných partnerov za účelom zabezpečovania svojej podnikateľskej činnosti s prihliadnutím na záujmy svojich klientov, zákazníkov a obchodných partnerov.

 

K spracúvaniu osobných údajov za iným účelom u prevádzkovateľa nedochádza, čo znamená, že prevádzkovateľ zhromažďuje, uchováva a spracúva len osobné údaje dotknutých osôb, ktoré potrebuje za účelom naplnenia svojich poskytovaných služieb. Poskytnuté osobné údaje sú prísne chránené proti zneužitiu zo strany tretích neoprávnených subjektov, a to prostriedkami zadokumentovanými v prijatom bezpečnostnom projekte a bezpečnostnej smernici v zmysle zákona o ochrane osobných údajov.

 

Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb prevádzkovateľ dodržiava základné povinnosti vyplývajúce zo zákona o ochrane osobných údajov medzi ktoré patria aj nasledovné povinnosti.

 

Prevádzkovateľ poskytnuté osobné údaje využíva vždy na vopred stanovený účel spracúvania, ktorý je jasný, vymedzený jednoznačne a konkrétne, pričom je v súlade s Ústavou Slovenskej republiky, ústavnými zákonmi, zákonmi a medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná.

 

Prevádzkovateľ vždy vymedzuje podmienky spracúvania osobných údajov tak, aby nedošlo k obmedzeniu práv dotknutej osoby ustanovených zákonom.

 

Prevádzkovateľ získava len také osobné údaje dotknutých osôb, ktoré svojím rozsahom a obsahom zodpovedajú účelu spracúvania a sú nevyhnutné na jeho dosiahnutie.

 

Prevádzkovateľ zabezpečuje, aby sa osobné údaje dotknutých osôb spracúvali výlučne spôsobom, ktorý zodpovedá účelu, na ktorý boli vopred zhromaždené.

 

Prevádzkovateľ je povinný spracúvať len správne, úplne a podľa potreby aktualizované osobné údaje vo vzťahu k účelu spracúvania. Nesprávne a neúplne osobné údaje je prevádzkovateľ povinný blokovať a bez zbytočného odkladu opraviť alebo doplniť, ak ich nemožno opraviť alebo doplniť tak, aby boli správne, prevádzkovateľ tieto osobné údaje zreteľne označí a bez zbytočného odkladu zlikviduje.

 

Prevádzkovateľ zabezpečuje, aby osobné údaje dotknutých osôb boli spracúvané vo forme umožňujúcej identifikáciu jednotlivých dotknutých osôb počas doby nie dlhšej, ako je nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania.

 

Prevádzkovateľ predpísaným spôsobom zlikviduje tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania sa skončil. Po skončení vymedzeného účelu je prevádzkovateľ oprávnený spracúvať osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu a to na výskum alebo na účely štatistiky v ich anonymizovanej podobe. Takto spracúvané osobné údaje prevádzkovateľ nemôže použiť na podporu opatrení alebo rozhodnutí prijatých proti dotknutej osobe na obmedzenie jej základných práv a slobôd.

 

Sprostredkovatelia:

Prevádzkovateľ neposkytuje Vaše osobné údaje tretím osobám v rozpore so zákonom o ochrane osobných údajov a za účelom ich zhromažďovania, v rozpore s Vašimi záujmami alebo pokynmi, a tretej osobe sú poskytované len v rámci uvedeného vyššie uvedeného účelu.

 

Prevádzkovateľ pri svojich podnikateľských aktivitách spolupracuje s viacerými sprostredkovateľmi, ktorých cieľom je poskytovanie kvalitných služieb, pričom tieto subjekty pri výkone svojej zmluvnej činnosti pre spoločnosť spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb.

 

Prevádzkovateľ čestne vyhlasuje, že pri výbere jednotlivých sprostredkovateľov dbal na ich odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a ich schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov prijatými bezpečnostnými opatreniami v zmysle zákona o ochrane osobných údajov.

 

Prevádzkovateľ zároveň pri výbere vhodného sprostredkovateľa postupoval tak, aby nedošlo k ohrozeniu práv a právom chránených záujmov dotknutých osôb.

 

Prevádzkovateľ uzatvoril so sprostredkovateľmi v zmysle zákona o ochrane osobných údajov písomné zmluvy o zabezpečení ochrany osobných údajov spracúvaných sprostredkovateľmi, ktorých poveril spracúvaním osobných údajov dotknutých osôb len v rozsahu, za podmienok a na účel dojednaný v zmluve a spôsobom podľa zákona o ochrane osobných údajov.

 

Rozsah a zoznam spracúvaných osobných údajov:

Prevádzkovateľ spracúva vo svojich informačných systémoch osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu potrebnom na dosiahnutie stanoveného účelu. Ide o rozsah osobných údajov stanovených osobitnými právnymi predpismi alebo v rozsahu súhlasu dotknutej osoby na spracúvanie jej osobných údajov.

 

Prevádzkovateľ spracúva iba osobné údaje, ktoré jej boli poskytnuté dobrovoľne a v nevyhnutnej miere samotnou dotknutou osobou. Poskytnutie osobných údajov spoločnosti nad rámec osobitných zákonov je pritom dobrovoľné.

 

Práva dotknutej osoby spojené so spracúvaním jej osobných údajov:

 

Dotknutá osoba má právo na základe písomnej žiadosti od prevádzkovateľa vyžadovať:

 

a)  potvrdenie, či sú alebo nie sú osobné údaje o nej spracúvané,

b)  vo všeobecne zrozumiteľnej forme informácie o spracúvaní osobných údajov v informačnom systéme v rozsahu podľa zákona o ochrane osobných údajov; pri vydaní rozhodnutia podľa zákona o ochrane osobných údajov je dotknutá osoba oprávnená oboznámiť sa s postupom spracúvania a vyhodnocovania operácií,

c)  vo všeobecne zrozumiteľnej forme presné informácie o zdroji, z ktorého získal jej osobné údaje na spracúvanie,

d) vo všeobecne zrozumiteľnej forme zoznam jej osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,

e)  opravu alebo likvidáciu svojich nesprávnych, neúplných alebo neaktuálnych osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,

f)  likvidáciu jej osobných údajov, ktorých účel spracúvania sa skončil; ak sú predmetom spracúvania úradné doklady obsahujúce osobné údaje, môže požiadať o ich vrátenie,

g)  likvidáciu jej osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania, ak došlo k porušeniu zákona,

h)  blokovanie jej osobných údajov z dôvodu odvolania súhlasu pred uplynutím času jeho platnosti, ak prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby.

 

Vyššie uvedené práva dotknutej osoby podľa písmena e) a f) možno obmedziť, len ak takéto obmedzenie vyplýva z osobitného zákona alebo jeho uplatnením by bola porušená ochrana dotknutej osoby, alebo by boli porušené práva a slobody iných osôb.

 

Podľa zákona o ochrane osobných údajov má dotknutá osoba na základe písomnej žiadosti adresovanej prevádzkovateľovi právo namietať voči:

a)  spracúvaniu jej osobných údajov, o ktorých predpokladá, že sú alebo budú spracúvané na účely priameho marketingu bez jej súhlasu, a žiadať ich likvidáciu,

b)  využívaniu osobných údajov uvedených v zákona o ochrane osobných údajov na účely priameho marketingu v poštovom styku, alebo

c)  poskytovaniu osobných údajov uvedených v zákona o ochrane osobných údajov na účely priameho marketingu.

 

Podľa zákona o ochrane osobných údajov má dotknutá osoba na základe písomnej žiadosti adresovanej prevádzkovateľovi alebo osobne, ak vec neznesie odklad, právo kedykoľvek namietať voči spracúvaniu osobných údajov v prípadoch podľa zákona o ochrane osobných údajov vyslovením oprávnených dôvodov alebo predložením dôkazov o neoprávnenom zasahovaní do jej práv a právom chránených záujmov, ktoré sú alebo môžu byť v konkrétnom prípade takýmto spracúvaním osobných údajov poškodené; ak tomu nebránia zákonné dôvody a preukáže sa, že námietka dotknutej osoby je oprávnená, spoločnosť je povinná osobné údaje, ktorých spracúvanie dotknutá osoba namietala, bez zbytočného odkladu blokovať a zlikvidovať ihneď, ako to okolnosti dovolia.

 

Podľa zákona o ochrane osobných údajov má dotknutá osoba na základe písomnej žiadosti adresovanej prevádzkovateľovi alebo osobne, ak vec neznesie odklad, právo kedykoľvek namietať a nepodrobiť sa rozhodnutiu prevádzkovateľa, ktoré by malo pre ňu právne účinky alebo významný dosah, ak sa také rozhodnutie vydá výlučne na základe úkonov automatizovaného spracúvania jej osobných údajov. Dotknutá osoba má ďalej právo žiadať prevádzkovateľa o preskúmanie vydaného rozhodnutia metódou odlišnou od automatizovanej formy spracúvania, pričom prevádzkovateľ je povinný žiadosti dotknutej osoby vyhovieť, a to tak, že rozhodujúcu úlohu pri preskúmaní rozhodnutia bude mať oprávnená osoba; o spôsobe preskúmania a výsledku zistenia prevádzkovateľ informuje dotknutú osobu v lehote podľa zákona o ochrane osobných údajov. Dotknutá osoba nemá toto právo len v prípade, ak to ustanovuje osobitný zákon, v ktorom sú upravené opatrenia na zabezpečenie oprávnených záujmov dotknutej osoby, alebo ak v rámci predzmluvných vzťahov alebo počas existencie zmluvných vzťahov prevádzkovateľ vydal rozhodnutie, ktorým vyhovel požiadavke dotknutej osoby, alebo ak prevádzkovateľ na základe zmluvy prijal iné primerané opatrenia na zabezpečenie oprávnených záujmov dotknutej osoby.

 

 

Ak dotknutá osoba uplatní svoje právo:

a)  písomne a z obsahu jej žiadosti vyplýva, že uplatňuje svoje právo, žiadosť sa považuje za podanú podľa zákona o ochrane osobných údajov; žiadosť podanú elektronickou poštou dotknutá osoba doručí písomne najneskôr do troch dní odo dňa jej odoslania,

b)  osobne ústnou formou do zápisnice, z ktorej musí byť zrejmé, kto právo uplatnil, čoho sa domáha a kedy a kto vyhotovil zápisnicu, jeho podpis a podpis dotknutej osoby; kópiu zápisnice je spoločnosť povinná odovzdať dotknutej osobe,

c)  u sprostredkovateľa podľa písmena a) alebo písmena b), je ten povinný túto žiadosť alebo zápisnicu odovzdať prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu.

 

Dotknutá osoba pri podozrení, že jej osobné údaje sa neoprávnene spracúvajú, môže podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika alebo kontaktovať úrad prostredníctvom jeho webového sídla http://www.dataprotection.gov.sk.

 

Ak dotknutá osoba nemá spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu, jej práva môže uplatniť zákonný zástupca.

 

Ak dotknutá osoba nežije, jej práva, ktoré mala podľa tohto zákona, môže uplatniť blízka osoba.

 

Žiadosť dotknutej osoby podľa zákona o ochrane osobných údajov vybaví prevádzkovateľ bezplatne.

 

Žiadosť dotknutej osoby podľa zákona o ochrane osobných údajov vybaví prevádzkovateľ bezplatne, okrem úhrady vo výške, ktorá nemôže prekročiť výšku účelne vynaložených vecných nákladov spojených so zhotovením kópií, so zadovážením technických nosičov a s odoslaním informácie dotknutej osobe, ak osobitný zákon neustanovuje inak.

 

Prevádzkovateľ je povinný písomne vybaviť žiadosť dotknutej osoby podľa zákona o ochrane osobných údajov najneskôr do 30 dní odo dňa doručenia žiadosti.

 

Obmedzenie práv dotknutej osoby podľa zákona o ochrane osobných údajov prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu písomne oznámi dotknutej osobe a Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

 

Prevádzkovateľ Vás, ako dotknutú osobu týmto informoval o ochrane Vašich osobných údajov a poučil Vás o Vašich právach vo vzťahu k ochrane osobných údajov v rozsahu tejto písomnej informačnej povinnosti.

 

 

V Rimavskej Sobote dňa: 05.02.2021

 

 

                                                                                                                 Zdenka Balážiková